ניהול רכש הינו אחד המרכיבים הקריטיים בניהול יעיל של שרשרת האספקה ושל המערך הלוגיסטי של הארגון. ארגונים בימינו שואפים ונדרשים להתייעל בכול תחום אפשרי, מה שכרוך בשינויים מהותיים בתהליכים בארגון , ניהול רכש נכון ושיתוף פעולה הדוק יותר עם הספקים כולל האצלת משימות בתהליך ושיתוף פעולה הדוק בין הארגון לספק. לצורך כך נדרשת מערכת יחסים בריאה ומניבה בין השניים המשרתת את התפיסה שכל המרכיבים בשרשרת האספקה פועלים בשיתוף כחלקים משתלבים במכונה.

התפיסה החדשה שעומדת מאחורי שרשרת ההספקה היא לצמצם בהיקף הספקים איתם הארגון עובד ולהוזיל עלויות ע"י כך שהיקף העבודה עם כל ספק יהיה גדול יותר.

דוגמה יפה לתהליך ניהול רכש חכם ולשיתוף פעולה מועיל עם ספקים הם הסכמי מסגרת , הוזלת עלויות החזקת מלאי ,רכישה אחד גדולה פעם בתקופה ומשיכה ממנה לפי הצורך בעוד שהמלאי מוחזק אצל בספק.
הסכמי מסגרת נכונים מבטלים את החיפוש אחר המחיר הזול יותר, מאפשרים ניהול רכש נכון ואפשרות לצאת לרכש בשלב מאוחר ככל שניתן ,מקטינים את רמות המלאי, ויוצרים שיתוף פעולה אמין ופורה עם הספק ואופציות להתפתח לשירותים נוספים ועם הזמן הבנה וביסוס תרבות עסקית דומה.

קריטריונים לבחירת ספקים ניהול רכש נבון דורש בחירה נכונה של ספקים. בתור ארגון עלינו לפעול ולהתאים בצורה חכמה את סוג הספק לדרישות שלנו ממנו ומהמוצר לדעת להכיר ביתרונותיו של כול סוג ולהשקיע בעבודה ובשיתוף הפעולה איתו.
כדי שנשיג מהם יעילות מקסימלית רצוי לבחור ספקים שיתאימו הן לדרישות הארגון ןהן ימלאו תפקידם נאמנה כספקים ,לכן נחפש:
• ספקים עם תרבות ארגונית קרובה לשלנו
• ספקים שניתן לתקשר בקלות
• ספקים מכווני איכות ורצון להשתפר
• ספקים עם אמינות והיסטוריה של יכולת
• ספקים בעלי יכולת ומודעות לדרישות הארגון
• ספקים בעלי יציבות פיננסית
• ספקים בעלי יכולת לספק צרכים נוספים שלנו
• ספקים שאנו לא לקוח זניח שלהם
• ספקים עם מחירים הגונים.

לצורך ניהול רכש חכם חשוב שהארגון ידע לאתר את הנקודות הרגישות בשלב זה של השרשרת ועליהן ייתן את הדעת וירכז מאמץ מבחינת סוג הספק וסוג המוצר.
יתרונות השיטה:
• הקטנת רמות מלאי של חומרי גלם ותוצרת גמורה
• הקטנת עלויות אחזקת מלאי
• הקטנת עלויות הובלה והפצה
• שיפור של יעילות הייצור בהתאם לאספקה הנדרשת